La correcta conservación de documentos tributarios es una obligación esencial para toda empresa o persona natural con negocio en el Perú. No se trata solo de «guardar papeles» en un almacén; es la diferencia entre una fiscalización tranquila y una multa costosa.
Más allá de un requisito formal, mantener los documentos en orden es la clave para sustentar gastos, defender tu crédito fiscal y, sobre todo, tener tranquilidad ante una eventual fiscalización de SUNAT.
1. ¿Por qué es tan importante la Conservación de Documentos Tributarios?
El archivo tributario cumple dos funciones vitales:
- Sustento Documental: Acredita que las operaciones que declaraste (compras, gastos, ventas) son veraces.
- Defensa ante Fiscalización: Te permite responder rápidamente a cualquier requerimiento de SUNAT, evitando reparos o multas.
Sin una adecuada conservación de documentos tributarios, la Administración puede desconocer gastos, créditos fiscales o deducciones, lo que incrementaría tu deuda tributaria y generaría multas e intereses.
2. Plazos Legales: ¿Por cuántos años debo guardar los documentos?
Esta es la pregunta clave. Según el Artículo 87 del Código Tributario, los contribuyentes deben conservar sus libros, registros y comprobantes durante el plazo de prescripción, que es de cuatro (4) años.
- Enlace Externo (DoFollow): Puedes consultar la norma en el texto oficial del Código Tributario.
Sin embargo, este plazo de conservación de documentos tributarios puede ampliarse a:
- Seis (6) años: Si no presentaste la declaración de ese período.
- Diez (10) años: Si no te inscribiste en el RUC o se detectó fraude.
Ejemplo práctico:
Si declaraste el ejercicio 2023 en marzo de 2024, deberás conservar esos documentos (facturas, libros, etc.) como mínimo hasta marzo de 2028.
¿Desde cuándo se cuenta el plazo?
El plazo de prescripción no se cuenta desde la fecha de la factura, sino desde el 1 de enero del año siguiente a la fecha de vencimiento de la declaración jurada anual del impuesto correspondiente. Para los documentos del ejercicio 2024 (que se declara en 2025), el conteo de 4 años recién empieza el 1 de enero de 2026.
3. ¿Qué documentos debo conservar exactamente?
SUNAT puede requerir una amplia gama de documentos. Los principales incluyen:
| Tipo de documento | Ejemplos | Medio válido |
| Comprobantes de Pago | Facturas, boletas, notas de crédito/débito | Electrónico o físico |
| Libros y Registros | Libro Diario, Mayor, Registro de Compras y Ventas | Electrónicos (PLE) o manuales |
| Declaraciones | Constancias de IGV, Renta, Retenciones, DAOT | Formularios virtuales (PDF) |
| Documentos de Sustento | Contratos, guías de remisión, vouchers, correos | Digitalizados u originales |
| Pago de Tributos | NPS, constancias de pago, vouchers bancarios | PDF o impresión validada |
4. Formatos Válidos (Físico vs. Digital)
La normativa permite conservar los documentos en formato físico o digital. La clave es que cumplan con requisitos de integridad y accesibilidad (que se puedan leer y no se puedan alterar).
Recomendaciones prácticas:
- Digitaliza todo: Escanea la documentación física en PDF y súbela a una nube (Google Drive, OneDrive).
- Nombra los archivos de forma uniforme. (Ej:
Factura_F001-000345_ClienteXYZ_Mayo2025.pdf) - Respalda periódicamente en un disco externo.
5. Riesgos por pérdida o falta de documentación
La pérdida, deterioro o simplemente no exhibir los documentos durante una fiscalización tiene consecuencias serias:
| Situación | Consecuencia (Multa) | Norma Aplicable |
| No presentar documentos requeridos | 0.3% de los Ingresos Netos | Art. 175 del C.T. |
| No llevar libros o registros | 0.6% de los Ingresos Netos | Art. 175 numeral 1 |
| No conservar documentación | Reparos y desconocimiento de gastos/créditos | Art. 87 del C.T. |
6. Buenas Prácticas para un Archivo Tributario Eficiente
- Implementa un sistema digital con respaldo automático en la nube.
- Clasifica los documentos por período (Año/Mes) y tipo de impuesto.
- Revisa mensualmente la documentación antes de presentar tus declaraciones. (Esto se relaciona con nuestra Guía de Declaraciones Mensuales).
- Verifica que todos los comprobantes estén «Aceptados» por SUNAT.
- Prepara tu archivo pensando en futuras declaraciones, como el Impuesto a la Renta Anual.
Conclusión
El orden tributario es la base de una gestión financiera responsable. Una correcta conservación de documentos tributarios evita sanciones, facilita auditorías y fortalece la confianza de tu empresa.
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